راسل اکاف[۸] (۱۹۷۰) سه ویژگی را برای برنامه‌ریزی بر می‌شمرد:
برنامه‌ریزی چیزی است که ما پیش از هر کاری می‌کنیم، یعنی تصمیم‌گیری مبتنی بر پیش‌بینی است.
برنامه‌ریزی هنگامی لازم است که موقعیتی که ما میل داریم در آینده بدان دست یابیم متضمن مجموعه‌ای از تصمیماتی باشد که متکی به یکدیگرند، یعنی با یک نظام تصمیم‌گیری مواجهیم.
برنامه‌ریزی فرایندی است که در جهت ایجاد یک یا چند موقعیت آتی سوق داده می‌شود که دلخواه هستند و به نظر می‌رسد روی نمی‌دهد مگر کاری صورت گیرد (کویین و همکاران[۹]، ۱۳۸۲).
برخی از مفاهیم اساسی در برنامه‌ریزی شامل:
برنامه: روش های تفصیلی و از پیش تنظیم شده برای انجام کار یا تولید محصول و ارائه خدمات را برنامه گویند.
فعالیت: یک سلسله عملیات و خدمات مشخصی است که برای تحقق بخشیدن به هدفهای سالانه برنامه طی یک سال اجرا می‌شود و منابع مورد نیاز آن از محل اعتبارات مربوط به هزینه تامین می‌شود.
خط‌مشی: راهنمایی‌های کلی و عمومی در یک سازمان را گویند.
روش: نحوه اقدام به کاری در یک سازمان در وضعیتها و حالتهای مختلف را گویند.
قلمرو: محدوده اجرایی برنامه را در یک سازمان گویند.
استراتژی: استراتژی نوعی برنامه است که هدف یا منظور اصلی سازمان را برحسب وظایف و خدماتی که به جامعه ارائه می‌کند معین می نماید.
شاخصها: در هر برنامه تعدادی از کلید واژه‌ها به کار می‌رود. به عنوان مثال ورزش قهرمانی به ورزشهایی گفته می‌شود که به صورت سازمان یافته و در چهارچوب مقررات و با بهره گرفتن از ابزار خاص برای شرکت در مسابقات رسمی به منظور کسب مقام قهرمانی صورت می‌پذیرد.
فرصت: در زمان تنظیم برنامه، برتری‌ها یا فزونی های قابل دستیابی در محیط معین برای یک سیستم معین را فرصت گویند.
تهدید: به هر یک از خطرها یا پیامدهای نامطلوب وارده از بیرون سیستم تهدید گویند.
قوت: برتری‌ها و فزونی‌های درونی یک سیستم قوت آن محسوب می‌شود.
ضعف: به هر یک از اشکال‌ها یا کاستی‌های درونی یک سیستم ضعف گفته می‌شود (سجادی، ۱۳۸۵).
۲-۲-۲ برنامه استراتژیک
برنامه استراتژیک برای کسب اهداف جامع سازمان طراحی می‌شوند، و از طریق آنها، ماموریت سازمان که تنها دلیل آنهاست، به اجرا در می‌آیند (مقدسی، ۱۳۸۹).
از نظر طبیبی و ملکی (۱۳۸۴) برنامه استراتژیک شامل بستر یا چارچوبی برای عملی ساختن تفکر استراتژیک و هدایت عملیات برای حصول نتایج مشخص و برنامه‌ریزی شده می‌باشد.
علاوه بر این، برنامه استراتژیک سندی مدون است که جهت‌های کوتاه‌مدت یا میان‌مدت سازمان را مشخص می‌کند (بدری آذرین، ۱۳۸۵).
تفاوت برنامه‌های استراتژیک با برنامه‌های عملیاتی به شرح زیر است:
برنامه‌های استراتژیک دوره‌های چند ساله و یا چند دهه را در بر می‌گیرد. برای برنامه‌های عملیاتی، اغلب دوره زمانی یکساله است.
برنامه‌های استراتژی بر بسیاری از فعالیتهای سازمان اثر می‌گذارند، در حالی که برنامه‌های عملیاتی، دارای طیف یا دامنه بسیار محدود هستند.
اغلب هدفهای استراتژیک به زبان ساده و کلی بیان می‌شوند. ولی این کلی گویی لازم است و سازمان می‌کوشد افراد را در مسیری قرار دهد که درباره عملیات سازمان بیندیشند. از سوی دیگر، برنامه‌های عملیاتی از برنامه‌های استراتژیک استخراج می‌شوند و دارای شرح تفصیلی بیشتری می‌باشند (استونر و همکاران[۱۰]، ۱۳۸۲).
بطور کلی، در برنامه‌های استراتژیک ما با فرآیندی سروکار داریم که طی آن باید مسیرهای مناسبی را برای تحقق رسالت و اهداف سازمان از طریق انجام فعالیتهای درست و صحیح در یک دوره زمانی معین و با توجه به تغییر و تحولات محیطی، انتخاب و اجرا و ارزیابی نماییم.
۲-۲-۳ برنامه‌ریزی استراتژیک
انسان قرن بیست و یکم در فضای یک جامعه سازمانی زندگی می‌کند و سرنوشت او با سرنوشت سازمانی جامعه همسو شده است. هدایت و پویایی سازمانها تابع نظام نوین مدیریت است، اینکه نقش مدیریت‌های تخصصی همچون مدیریت‌های مالی، تولید، فروش، تحقیق، مهندسی و … در سازمان حایز اهمیت است، برای همه محققین و نویسندگان روشن و مشخص است، ولی هماهنگی تخصص‌ها، تعیین جایگاه هر یک به اقتضای نشیب و فرازی که سازمان در طی طریق به سوی هدف با آن مواجه می‌شود و سکانداری کل سازمان وظیفه‌ای ممتاز و مشخص است که فقط در قلمرو مدیریت استراتژیک امکان‌پذیر است.
مدیریت استراتژیک، برنامه‌ای هماهنگ، جامع و پیوسته است که استعدادهای ممتاز سازمان را با محیط ارتباط می‌دهد و منظور از آن تحقق هدفهای سازمان در چارچوب اجرای صحیح مدیریت است.
اولین قدم در تدوین مدیریت استراتژیک در سالهای آخر دهه پنجاه برداشته شد. مدیران روشی را ابداع کردند که برای کجایی و چرایی حرکت موسسه خود در آینده تصمیم‌گیری کنند، قسمت تحلیلی این روش را «طراحی استراتژی » نامیده و فرایند طراحی گروهی آن را «برنامه‌ریزی استراتژیک» خوانده‌اند (فروزنده دهکردی، ۱۳۸۴).
قدم دوم در سالهای هفتاد برداشته شد، زمانی که مدیران کشف کردند که با هر تغییر گسسته در استراتژی موسسه، شکل‌گیری درون سازمانی موسسه نیز بایستی دگرگونی می‌شد. این فرایند «برنامه‌ریزی توانمندی» نامگذاری شد.
قدم سوم در سالهای آخر دهه هفتاد و در واکنش نسبت به نظرات روز افزون تغییرات ناگهانی در محیط برداشته شد. برای مواجه شدن با این دگرگونی‌ها موسسات بازرگانی شروع به استفاده از فن واکنش استراتژیک در زمان واقعی کردند، و آن را «مدیریت مسئله» نامیدند.
تازه‌ترین تدوین استقرار برنامه‌ریزی استراتژیک و مدیریت استراتژیک است،که روش جامع و نظام یافته‌ای برای برخورد با تغییرات است به طوری که مدیر توانایی لازم برای اداره تصمیمات را به دست آورده و با بهره گرفتن از یک سیستم خدماتی کامل با شناخت توانمندی‌های داخلی و فرصتهای محیطی زمینه رشد و پویای سازمان را فراهم کند (فروزنده دهکردی، ۱۳۸۴).
۲-۲-۴ تعاریف برنامه‌ریزی استراتژیک
برای برنامه‌ریزی استراتژیک تعاریف زیادی ارائه شده است که در این قسمت به برخی از آنها اشاره می‌شود:
این استراتژی توسط تایلر [۱۱](۱۹۷۵) بیان شد. برنامه‌ریزی جامع یا استراتژیک فرایندی است که ضمن آن اهداف و خطوط کلی فعالیتها و مأموریت‌های سازمان در درازمدت تعیین می‌شود. تشخیص اولویت‌ها و تعیین اقدامات اصلی و کلیدی که برای نیل به اهداف سازمان ضروری است در برنامه‌ریزی جامع انجام می‌گیرد. این نوع برنامه‌ریزی انعکاسی از ارزش‌های حاکم بر جامعه است که معطوف به سوالات اساسی و کلیدی است، چارچوبی برای تصمیمات عملیاتی است، دارای دید بلندمدت است، در سطوح عالی سازمان انجام می‌گیرد و فراگیر است (شکل ۲-۱ ).
شکل ۲-۱: مدل طراحی استراتژی
به کمک این استراتژی سازمان بهتر می‌تواند کار کند و نسبت به محیط عکس‌العمل نشان بدهد و مدیریت قادر خواهد شد جهت‌گیری‌های خود را در آینده معین ساخته و سازمان را در مقابل تغییرات و تحولات فردا مجهز سازد. برنامه‌ریزی جامع به مدیر کمک می‌کند تصویر روشنی از سازمان و هدفهای آن به دست آورد و فعالیت واحدهای مختلف را در لوای استراتژی واحدی هماهنگ سازد. اما اینکه مدیر توانا باشد قبل از بررسی توانمندی‌های داخلی سازمان و فرصتها و تهدیدها محیطی اهداف قابل دسترس را تعیین کند مطلب قابل تأملی است، اینکه مدیر به طور انتزاعی و ذهنی اهدافی را مشخص کند و بعد به بررسی وضع موجود بپردازد نتیجه مشخصی نخواهد داشت، اما اگر مدیر قبل از این که هدف را تعیین کند، با بهره گرفتن از معیارها و شاخص‌هایی به ارزیابی محیط بپردازد و فرصتها و تهدیدها را همراه با روند و شدت تغییر مشخص کند، سپس به بررسی توانمندی‌های خود در زمینه نیروی انسانی، منابع مادی، امکانات و تجهیزات، تکنولوژی … بپردازد و نقطه تناسب بین توانمندی‌های داخلی و فرصت محیطی را مشخص کند بهتر می‌تواند هدف‌گذاری کند؛ یعنی بایستی اهدافی را مشخص کند که هم با توانمندی داخلی سازگاری داشته باشد و هم با فرصتهای محیطی، در این صورت اهداف واقعی و قابل دسترس خواهد بود. با این روند استراتژی‌ها و خط‌مشی‌های انتخابی منطقی و عملی‌تر انتخاب می‌شود و سازمان با یک دید واقع‌بینانه با مسائل برخورد خواهد کرد. نکته دیگر اینکه این مدل بیشتر جنبه نظری، انتزاعی دارد که قدری کلی است که قاعدتاً اگر بخواهد بیان شود بایستی برای این جنبه نظری یک مدل عملیاتی نیز داشته باشد، البته تایلور نیز به این مهم توجه کرد و تدوین چند برنامه عملیاتی برای تحقق برنامه‌ریزی جامع را ضروری دانسته است (فروزنده دهکردی، ۱۳۸۴).
با بهره گرفتن از نظرات السن و ایدی[۱۲] (۱۹۸۲) برنامه‌ریزی راهبردی را می‌توان تلاشی منظم و سازمان یافته در جهت اتخاذ تصمیمات و مبادرت به اقدامات بنیادی تعریف کرد که به موجب آن اینکه یک سازمان (یا هر موجودیت دیگر) چیست، چه می‌کند و چرا اموری را انجام می‌دهد، مشخص خواهد شد. برنامه‌ریزی راهبردی، در بهترین شکل خود نیازمند جمع آوری اطلاعات بسیار وسیع، جست‌و‌جویی گزینه‌های مختلف و تأکید بر تأثیرات آینده تصمیماتی که امروز اتخاذ می‌شوند، خواهد بود. برنامه‌ریزی راهبردی، ارتباطات و مشارکت را سهولت بخشیده، علایق و ارزش‌های ناهمگرا را با یکدیگر همسو و منطبق می‌کند و تصمیم‌گیری و اجرای موفقیت‌آمیز را تزویج و تشویق خواهد کرد (برایسون، ۱۳۸۱).
برنامه‌ریزی استراتژیک (جامع) فرایندی است که ضمن آن اهداف و خطوط کلی فعالیتها وماموریت‌های سازمان در دراز مدت تعیین می‌شود (مقدسی، ۱۳۸۹).
فراگرد برنامه‌ریزی استراتژیک مشتمل است بر هدفهای کلان سازمان، انتخاب گزینه‌ها و روش های مناسب برای تحقق آنها و تخصیص منابع لازم برای دستیابی به آن اهداف مذکور. در واقع هدف از برنامه‌ریزی استراتژیک، کمک به سازمانها برای کسب مزیت رقابتی است. گام‌های عمده فراگرد برنامه‌ریزی استراتژیک عبارتند از:
تدوین رسالت سازمان،
تعریف هدفهای خرد و کلان،
ارزیابی منابع سازمانی، فرصتها و مخاطرات محیطی،
تدوین استراتژی،
اجرای استراتژی از طریق برنامه‌های عملیاتی و
ارزیابی و انتخاب استراتژی‌های بدیل یا اصلاحی در صورت لزوم با بهره گرفتن از بازخور (رضائیان، ۱۳۸۲).
از دیگر اهداف برنامه‌ریزی استراتژیک عبارت از تعیین ماهیت یا منشور سازمان و هدایت مسیر آن می‌باشد؛ بطوریکه بتوان از این طریق به تغییرات سریع محیطی نیز پاسخ مؤثر و فعال داد. این کار از طریق تدوین چشم‌انداز، رسالت، اهداف کلان، جهت‌های استراتژیک، اهداف اختصاصی، استراتژی‌ها، و شاخص‌های اندازه‌گیری عملکرد انجام می‌گیرد. در واقع، هدف یک فرایند برنامه‌ریزی استراتژیک عبارت است از:
تهیه سند یا مجموعه اسنادی که مسؤلیت‌ها، اهداف، مقاصد کلی و تاکتیکی قابل دسترس و ارزیابی را مشخص سازد،
برنامه‌های اجرایی کوتاه‌مدت و بلندمدت را بر اساس اهداف فوق تدوین کند و
بر اساس موارد فوق‌الذکر برنامه‌های مالی کوتاه‌مدت و بلندمدت را تنظیم نماید (آقا زاده، ۱۳۸۲).
۲-۲-۵ مزایای برنامه‌ریزی استراتژیک
سازمانها به دلایل بسیاری به برنامه‌ریزی راهبردی می‌پردازند. طرفداران برنامه‌ریزی راهبردی در جهت ترغیب همکاران خود نوعاً از عباراتی نظیر آنچه در اینجا ارائه می‌شود، استفاده می‌کنند.
«ما با تقاضاها و خواست‌های متناقض و مغایر بسیاری مواجه هستیم و از این رو برای تعیین اولویت‌های خود به فرایند یا رویه‌ای کارساز نیازمندیم».
|
[چهارشنبه 1400-07-28] [ 07:38:00 ب.ظ ]
|
