خرید با بهره گرفتن از اینترنت
در سیستم خرید الکترونیکی، پرسنل مجاز به سفارش مستقیم کالا و خدمات از یک بانک اطلاعاتی مربوط به تامین کننده‌ها که از قبل توسط شرکت تایید شده می‌شوند. با ای سیستم‌ها مدیریت بر عملکرد تامین کننده‌ها یا فروشنده‌های کالا و خدمات به شرکت آسان تر شده و توان اخذ تخفیف بیشتر و کاهش قیمتها به دلیل حجم معاملات بیشتر می‌گردد. این سیستم‌ها قابلیت ارتباط با سیستم‌های عملیاتی و داخلی سازمان را دارند. برای مثال، نرم افزار Ariba که ویژه سیستم‌های خرید الکترونیکی است، اطلاعات درخواست کالا و خدمات را به سیستم خرید شرکت، سپس به سیستم حسابهای پرداختنی منتقل می‌کند. در این شیوه سازمان قادر به انتخاب و تجزیه تحلیل داده‌های خرید به منظور آگاهی از سود ناشی از روش های خرید خواهد بود.

یکی از اولین، بزرگترین و موفق ترین اجرای سیستم خریدهای الکترونیکی در شرکت سیسکو اجرا گردید. شرکت سیسکو در تولید سیستم‌های سخت افزاری و نرم افزاری شبکه‌های رایانه ای شهرت جهانی دارد. در سال ۱۹۹۷ تعداد درخواستهای خرید در این شرکت از ۲۰۰۰ تا ۴۰۰۰ مورد در ماه افزایش یافت. هزینه هر سفارشت به طول میانگین ۱۳۰ دلار برآورد می‌شد. با اجرای سیستم خریدهای الکترونیکی میانگین هزینه‌ها به ۳۰ دلار در ازای هر خرید کاهش یافت. یکی دیگر از مزایای این سیستم در شرکت سیسکو این بود که طی تنها یک روز دفاتر انبار و دارایی شرکت در قالب انبار گدانی تایید می‌شود. در حالیکه این عملیات در دیگر شرکتها حداقل به ۱۰ روز کاری نیاز دارد.
هزینه سیستم‌های نرم افزاری خرید الکترونیکی غیر از سیستم یکپارچه سازی با سایر سیستم‌ها در سازمان بالغ بر ۲۰ هزار تا بیش از یک میلیون دلار برآورد می‌گردد. علاوه بر نصب و اجرای یکردن سیستم نرم افزاری خرید الکترونیکی در یک سازمان، از سوی فروشنده و تامین کننده‌های کالا هم یک سری سرمایه گذاری مستقل بایستی انجام گیرد. برخی فروشنده‌ها ممکن است از چندین ایده ای استقبال کنند، اما برخی دیگر موافق چنین سرمایه گذاری نیستند. تنها سازمانهای بزرگ قادر خواهند بود چنین هزینه‌هایی را به شرکتهای پشتیبان و تامین کننده کالا و خدمات خود تحمیل کنند.
یکی دیگر از هزینه‌های سیستم‌های نرم افزاری خرید الکترونیکی، آموزش آنهاست. غیر از اینها، نصب و اجرای کامل و مطمئن این سیستم‌ها در سازمان نیز به نوبه خود یک مشکل تلقی می‌گردد. با اجرای این سیستم‌ها از طریق اینترنت، ممکن است سازمان با پدیده عدم سازگاری و یکنواختی در ترمینالوژی بین چند شرکت روبرو گردد، برای مثال، یک فروشنده کالا ممکن است با سانتی متر کار کند و دیگری با اینچ.
مقدمه
مبادله الکترونیک داده‌ها یکی از قدیمی‌ترین و اساسی ترین ابزارهای یکپارچه سازی فعالیتهای تجاری است. همچنین مبادله الکترونیک داده‌ها نوع ویژه ای از رابطه بین سازمانی است که شرکت بدین وسیله با عرضه کنندگان مواد اولیه ارتباط دایم برقرار می‌کند. وجود این رابطه باعث می‌شود تا رایانه یک شرکت با رایانه شرکت دیگری ارتباط برقرار کرده و داده‌هایی درباره آمار خرید، فروش، سفارشات و… مبادله شود (نمودار ۱) و سازمانها بتوانند بدون دخالت انسان از طریق شبکه رایانه ای مواد مورد نیاز خود را با هـــزینـــه ای اندک و سرعت بیشتر تامین کنند.
در مبادله الکترونیک داده‌ها، اطلاعات براساس یک الگوی مشخص شده از سوی طرفین مبادله، سازماندهی می‌شود. به طوری که به رایانه‌های دوطرف اجازه می‌دهد تا بدون دخالت کاربران مبادله را انجام دهند و نیازمند دخالت هیچ عامل انسانی یا ورود مجدد اطلاعات در دو سوی مسیر انتقال نیست.
این نوع مبادله داده‌ها به طور عمده در حوزه کسب و کار و رشته بازرگانی کاربرد دارد (نمودار ۲). از آنجا که فعالیتهای تجاری مستلزم نقل و انتقال پول از یک سازمان به سازمان دیگر است، بانکها و نهادهای مالی نیز در اجـــرای مبادله الکترونیک داده‌ها سهیم می‌باشند. از سوی دیگر، بانکها دریافته اند که با ایجاد زیر ساختار فنی لازم می‌توانند فناوری مبادله الکترونیک را در معاملات خود نیز به کار ببرند و به تازگی از مشتریان خود خواسته اند که از این شیوه ارتباط در مورد حسابهایشان استفاده کنند. باجاج و ناگ، ۱۳۷۶).
مروری بر موارد اجرای مبادله الکترونیک داده‌ها اثرات کاربرد این فناوری را بهتر نمایان می‌سازد. بااستفاده از مبادله الکترونیک داده‌ها فعالیتهای دستی خسته کننده و جابجایی کاغذهای انبوه، خودکار می‌شوند (نمودار ۳). همچنین از مبادلات کاغذی و ورود مجدد اطلاعات کاسته شده، برنامه ریزی فعالیتها بهبود یافته و میزان موجودی انبار در سازمانهای صنعتی کاهش می‌یابد.
بنابر گزارش یک موسسه تحقیقاتی ارزش صادرات کالا و خدمات حدود ۷ هزار میلیارد دلار در سال ۲۰۰۰ است که از این مبلغ ۵۰۰ میلیون دلار صرف تهیه و مبادله اسناد می‌شود. به عبارت دیگر، حدود ۷ درصد ارزش مبادلات جهانی را هزینه تهیه و مبادله اسنـــاد تشکیل می‌دهد. با الکترونیک شدن این مبادلات هزینه تهیه و مبادله اسناد به شدت کاهش خواهد یافت.
برآوردهای انجام شده نشان می‌دهد که استفاده از مبادله الکترونیک اطلاعات به جای روش های سنتی مبتنی بر کاغذ باعث می‌شود بین ۲۱ تا ۷۰ درصد در هزینه فعالیتهای مختلف تجاری صرفه جویی شـــــود. بدین ترتیب می‌توان حدود ۱/۵ درصد ارزش مبادلات را صرفه جویی کرد. برهمین اساس پ
یش بینی شده است که درآمد سرویسهای شبکه مبادله الکترونیـک داده‌ها از یک میلیارد دلار در سال ۲۰۰۰ بــــه دو میلیارد دلار در سال ۲۰۰۳ برسد.
تعریف مبادله الکترونیک داده‌ها
تعاریــف متعددی از مبادله الکترونیک داده‌ها ارائه شده که در زیر به تعدادی از آنها اشاره می‌شود:
جابجایی خودکار اسناد به شکل استانداردشده الکترونیک مابین سازمانهــا، مستقیماً از یک نرم افزار رایانه ای در یک سازمان به نرم افزاری دیگر در سازمانی دیگر است.
مبادله الکترونیک داده‌ها انتقال اسناد و مدارک تجاری به صورت الکترونیک از یک سازمان به سازمان دیگر است. این سازمانها در اغلب موارد تفاوتهای زیادی با هم دارند، اما اکثر آنها می‌توانند از طریق مبادله الکترونیک داده‌ها اطلاعات خاص مورد نیازشان را پردازش کنند.
مبادله الکترونیک داده‌ها نوعی انتقال ساخت یافته داده‌ها بین دو رایانه است که به شکلی فرستاده و منتقل می‌گردند که اجازه پردازش خودکارونه دستی را می‌یابند.
مبادله الکترونیک داده‌ها، تبادل داده‌های تجاری در یک الگـوی استانداردشده میان رایانه‌هاست.
از این تعاریف چند نکته مشخص می‌شود:
۱ - مبادله الکترونیک داده‌ها شکل یا جزئی از تجارت الکترونیک است. ۲ - به صورت خودکار انجام می‌گیرد. پس دخالت عامل انسانی در آن به حداقل می‌رسد.
۳ - دیگر اینکه ارتبـــــــاطات مستقیم بین نرم افزارها (به جای رایانه‌ها) اتفاق می‌افتد. این کار مستلزم وجود سیستم‌های اطلاعاتی برای پردازش و مدیریت داده‌های مرتبط با مبادله الکترونیک داده‌ها و یکپارچگی این سیستم‌ها با سیستم‌های فروش و کنترل موجودی است.
۴ - از آنجا که سازمــانهایی که به هم مرتبط می‌شوند، اغلب باهم متفاوتند، برای برقراری ارتباط به یک الگوی استاندارد نیاز دارند.
مستندات مورد انتقال
مبادله الکترونیک داده‌ها یک ابزار جایگزین خریدهای کاغذی است که به وسیله وســــــــایل الکترونیک انجام می‌شود اما نرم افــزارهای کاربردیش گسترده تر از این است.
انواع اسناد (مستنداتی) که به وسیله مبادله الکترونیک داده‌ها جابجا می‌شوند شامل تعاملات کسب و کار از قبیل سفارشها، فاکتورها، دستورالعملها و وسایل تحویل و پرداخت هستند. مبادله الکترونیک داده‌ها همچنین ممکن است مشخصات محصول، طرحهای مهندسی و یا فهرست قیمتها را نیز شامل شود. اما اطلاعاتی که در یک مجموعه مبادله الکترونیک وجود دارند، در بیشتر موارد اسناد چاپی متعارف هستند.
تفاوت باانتقال الکترونیک وجوه و پست الکترونیک
در اینجا ضرورت دارد که بین مفاهیم پست الکترونیک، انتقال الکترونیک وجوه و مبادله الکترونیک داده‌ها تمایز قایل شویم. این سه فعالیت عمده ترین شیوه انتقال اطلاعات به صورت الکترونیک است. اما باید در نظر داشت که پست الکترونیک الزاماً موجب پردازش خودکار در مقصد نمی‌شود و تنها یک پیام متنی مانند نامه را ارسال می‌کند و همچنین انتقال الکترونیک پول نیز عمدتاً محدود به مکانیسم‌های انتقال پول در داخل سازمان یا بین موسسات مالی مختلف است. لیکن مبادله الکترونیک داده‌ها مفهوم به مراتب گسترده تر و جهانـــی تری دارد که در آن مبادله ای واقعی و ساختاربندی شده (با فیلدهای مشخص مانند تاریخ معامله، مقدار معامله، نام فرستنده و نام دریافت کننده) از یک شرکت شروع می‌شود، شرکت دوم ارزش افزوده ای به آن اضافه می‌کند و سومی‌نیز آن را پردازش می‌کند و به همین دلیل است که مبادله الکترونیک داده‌ها به سرعت به عنوان یک شیوه مهم ارتباطات مالی در می‌آید. به عبارت دیگر، مبادله الکترونیک وجوه را هم شامل می‌شود.
فناوریهای مرتبط با مبادلـه الکترونیک داده‌ها
انتقال الکترونیک وجوه: یکی از فناوریهای جدید در صنعت مبادله الکترونیک داده‌ها، انتقال وجوه به صورت الکترونیک است که استفاده از آن برای کاربران مبادله الکترونیک داده‌ها می‌تواند مبادلات مالی آنها را بسیار تسهیل کند. کاربرد این فناوری بیشتر برای انتقال وجوه میان بانکها و شرکتهاست. قدمت این فناوریها بیشتر از فناوریهای پرداخت است و ایمنی بیشتری هم دارند.
مبادله الکترونیک داده‌های مالی: یکی دیگر از فناوریهای جدید در صنعت مبادله الکترونیک داده‌ها، انتقال الکترونیک داده‌های مالی است.
مبادله الکترونیک داده‌های مالی دربردارنده انتقال رایانه به رایانه دستورهای پرداخت و جزئیات و در نهایت جمع اقلام بااستفاده از استانداردهای بین المللی پیام است. این فناوریها در حال حاضر جوان تر بوده و در حال گسترش هستند و در برخی موارد هم به طور آزمایشی به کار برده می‌شوند. یک پرداخت تجاری نمونه ای از آنهاست.
استانداردهای مبادله الکترونیک داده‌ها
استانداردهای مبادله الکترونیک داده‌ها بسیار زیاد هستند. حتی صنایع گوناگون در کشورهای مختلف نیز استانداردهای خاص خود را دارا هستند (ثاقب تهرانی و تدین، ۱۳۸۰، ص ۴۹۳). در اینجا به بعضی از آنها اشاره می‌گردد:
الف - استاندارد مبادله الکترونیک داده‌ها X12 - استاندارد اصلی مبادله الکترونیکی داده‌ها استاندارد مبادله الکترونیک داده‌ها X12 است که به وسیله کمیته استانداردهای آمریکا تعیین شده است. همچنین این استاندارد به وسیله کمیته استانداردهای موسسه استانداردهای آمریکا توسعه داده شده است.
ب - استاندارد ادیفاکتELECTRONIC DATA INTERCHANGE FOR ADMINISTRATION (EDIFACT) : مهمترین پیشر
فت مبادله الکترونیک داده‌ها در سطح بین المللی مرهون ایجاد یک ابزار استانداردشده جهانی به نام ادیفاکت توسط کمیته مشترک سازمان ملل متحد برای تسهیل مبادلات بین المللی است. این استاندارد به وسیله کشورهای اروپایی به کار گرفته می‌شود.
ادیفـــاکت به معنی مبادله الکترونیک داده‌ها، بیشتر برای انجام امور اجرایی، تجارت، بانکداری و حمل و نقل است. استانداردهای ادیفاکت به وسیله هیئتهای منطقه ای و عوامل گزارش دهنده آنها تحت نظر سازمان ملل ایجاد می‌شوند. زبان استاندارد ادیفاکت زبان اسپرانتو تعیین شده است.
ج - استانداردHL7 : این استاندارد مستندسازی توسط موسسه استانداردهای آمریکا طراحی شده و در سیستم‌های بیمارستان به کار گرفته می‌شود.
برای ملاحظه فهرست کامل استانداردها و نحوه پیشرفت آنها سایت زیر را مشاهده کنید:
Http://www Armyec.sra.com/doc/knowbase/ docs/22
همچنین برای کسب اطلاعات کامل در مورد مبادله الکترونیک داده‌ها و ادیفــــاکت و نرم افزار آموزشی آن آدرس زیر را مشاهده کنید: Http://www.unece.org انواع مبادله الکترونیک داده‌ها
الف - مبادله الکترونیک داده‌های ترکیبی: هدف از به کارگیری مبادله الکترونیک داده‌ها حذف تمامی‌مبادلات کاغذی مرتبط با فرایندهای تجاری است. گاهی اوقات برخی از عوامل فعال در بخش تجارت، کاربر مبادله الکترونیک داده‌ها نیستند.
از مبادله الکترونیک داده‌های ترکیبی، به منظور برقرارکردن ارتباط کاربران مبادله الکترونیـک با عوامل فاقــــــد آن در سطح بین المللی استفاده می‌شود و توانایی آن را دارد تا اسناد کاغذی آنها را در قالب اسناد الکترونیک منتقل سازد. این شیوه مبادله الکترونیک اجازه می‌دهد تا تمامی‌مبادلات تجاری طوری انجام شوند که گویی همه طرفین از مبادله الکترونیک داده‌ها بهره می‌برند. بااستفاده از مبادله الکترونیک ترکیبی، پیامهایی که برای عوامل ناتوان از استفاده مبادله الکترونیک فرستاده می‌شوند به صورت فکس برروی کاغذ یا به صورت نامـــه‌های پستی ارسال می‌شوند. همچنین در برخــی موارد راه حلهای نرم افزاری ارائه شده اند که پیامهای غیر مبادله الکترونیک عوامل فعال بخش تجارت را به پیامهای مبادله الکتـــــرونیک داده‌ها ترجمه کرده و انتقال می‌دهند.
ب - مبادله الکترونیک متقابل: در بیشتر موارد پیامهای مبادله الکترونیک داده‌ها به صورت دسته بندی شده و مشخص پردازش می‌شوند. اما شرایطی وجود دارد که دیدگاهی متقابل برای تجارت الکترونیک لازم است.
نمونه این شرایط می‌تواند رزرو کردن خدمات مسافرتی و تفریحی برای تعطیلات باشد. در چنین مواردی عوامل متعددی رزرو پرواز، رزرو هتل اجاره کردن خودرو در مقصد و غیره باید مورد تایید قرار گیرند.
عموماً هریک از این عوامل می‌باید به وسیله سیستم‌های جداگانه ای ترتیب داده شوند و ممکن است برخی موارد را نتوان به شکل متناسب مرتب کرد. در این موارد اگر بتوان سیستم‌ها را به یکدیگر متصل کرد، می‌توان عملیات رزرو کلی و یکپارچه را باتوجه به دسترسی کلیه عوامل انجام داد. وظیفه مبادله الکترونیک داده‌ها متقابل یکپارچه سازی فرایندهای گوناگون در یک سیستم مبـــــادله الکترونیک چند منظوره است.
ج - مبادله الکترونیک اینترنتی: مبادله الکترونیکی داده‌ها از طریق استانداردهای جدید و ادغام با سایر فناوریهای اینترنتی در حال توسعه است تا اینکه به مبادله الکترونیک اینترنتی منجر شود. سیستم‌های مبادله الکترونیک داده‌های سنتی برای شرکتهای کوچک مناسب هستند، در حالی که مبادله الکترونیک اینترنتی برای شرکتهای متوسط و بزرگ نیز قابلیت کاربرد دارد.
پیش بینی شده است که مبادله الکترونیک اینترنتی درآمدهای مبادله الکترونیک را از ۱۲ درصد به ۴۱ درصد افزایش دهد. چرا که مبادله الکترونیک را قادر می‌سازد تا با هزینه‌های پایین تر اجرا شود. این کار از طریق به کارگیری شبکه‌های ارزش افزوده صورت می‌گیرد. این شبکه‌ها همان اسناد استاندارد شده مبادله الکترونیک داده‌های غیراینترنتی را به کـــار می‌گیرند اما برخلاف آنها از ابزارهای ارزان تر انتقال همچون شبکه‌های مجازی خصوصی یا اینترنت عمومی‌بهره می‌برند. این کاهش هزینه چیزی در حدود ۹۰ درصد است (۱۵). مبادله الکترونیک اینترنتی همچنین شامل اسناد ساخت یافته مبادله الکترونیک داده‌ها می‌شود که می‌تواند به وسیله پست الکترونیک یا بااستفاده از پروتکل انتقال متن مبادله شود.
همچنین مطالعات ترازیابی نشان می‌دهد که استفاده از مبادله الکترونیک اینترنتی مدام در حال افزایش است. به طوری که از مرز ۸۰ هزار شرکت در ایالات متحده خواهد گذشت
مزایای مبادله الکترونیک داده‌ها
در ابتدای کار هدف از کاربرد این فناوری، ارتقای کارایی شرکتها از طریق بهبود جریان اطلاعات و کاهش اشتباهات است. بنابراین، در ایـــن مرحله عمدتاً روی صرفه جویی در هزینه‌ها تاکید می‌شود. در این مفهوم، مزیت مهم مبادله الکترونیک حذف واردسازی مجدد داده‌ها از مدارک کاغذی به رایانه است. چرا که در بسیاری موارد، خروجی یک رایانه باید دوباره به طور دستی به رایانه دیگری داده شود و هر ثبت مجدد می‌تواند منشاء بالقوه ای برای بـــروز اشتباه، تاخیر و خطرات ایمنی گردد.